Rust, overzicht en realisme: de rol van Coryn in een complexe vastgoedprogramma van UU

Martijn Jongen

Leestijd: 3 minuten

In 2020 ging de Universiteit Utrecht van start met een meerjarig en complex vastgoedprogramma voor de Faculteit Diergeneeskunde. Als interim-programmadirecteur merkte Marloes Wessels al snel dat afzonderlijke projectplanningen onvoldoende houvast boden voor het bestuurlijke gesprek over realistische planningen, risico’s en prioriteiten.

Met de inzet van Richard van Milt van Coryn als strategisch planner ontstond het benodigde overkoepelende inzicht. Hierdoor werd het programma beter bestuurbaar en ontstond rust, zelfs in de uitdagende coronaperiode.

Een groot vastgoedprogramma dat om strakke regie vroeg

In 2020 startte de Universiteit Utrecht het grootschalig en complex huisvestingsprogramma van de Faculteit Diergeneeskunde. Het ging om sloopwerkzaamheden, nieuwbouw, renovatie, het gebruik en onderhoud van de gebouwen én al het grond- en terreinwerk. Het was een flink programma met in totaal 20 projecten binnen één gebiedsontwikkeling en een budget van honderden miljoenen euro’s.

Marloes Wessels had een duidelijk doel: “Als je het gesprek met de bestuurders en de Raad van Toezicht goed wil voeren, dan moet je in kaart hebben over welke projecten je het hebt, wat een realistische planning is en waar de risico’s zitten.”

Eén specialist die het verschil maakt

Maar hoewel elke projectmanager een eigen planning had, ontbrak het aan één overkoepelend beeld. Marloes: “Met losse planningen krijg je nooit de kritieke dingen scherp die in zo’n groot gebiedsontwikkelingsproject relevant zijn.” Het was tijd voor een strategische planner die overzicht kon creëren én de projectmanagers kon verbinden.

Binnen het grote projectteam vroeg Marloes naar een expert die overkoepelende programmasturing kon bieden. Richard van Milt van Coryn werd genoemd en na een kennismaking was de beslissing om hem in te zetten als strategisch planner snel gemaakt. Marloes: “Ik vroeg Richard: dit is wat ik wil, kun jij dit leveren? En dat kon!”

Het resultaat: rust, inzicht én een goed gesprek

Richard voerde namens Marloes alle inhoudelijke gesprekken over de individuele projectplanningen met de acht projectmanagers. In die gesprekken bracht hij knelpunten in kaart, consolideerde hij de input uit de verschillende projecten, signaleerde hij risico’s en koppelde hij de benodigde mitigerende maatregelen terug op programmaniveau.

Marloes typeert zijn rol dan ook treffend: “Richard had een signaleringsfunctie én een planfunctie.” Daarmee wist hij alle losse projectplanningen samen te brengen tot één samenhangend en bestuurbaar geheel. Een minstens zo belangrijk doel van zijn inzet was het op gang brengen van het onderlinge gesprek tussen projectmanagers. “Want anders haal je nooit de kritieke knelpunten eruit,” legt Marloes uit. Juist door die verbindende rol werden tegenstrijdigheden en afhankelijkheden zichtbaar en bespreekbaar.

“Richard had een signaleringsfunctie én een planfunctie. Door die verbindende rol werden tegenstrijdigheden en afhankelijkheden zichtbaar en bespreekbaar.”

Marloes Wessels, interim programmadirecteur

Zelfs in coronatijd, waarin fysieke aanwezigheid beperkt was, bleef het programma hierdoor goed bestuurbaar. “Door de goed onderbouwde hoofdplanning kon ik me richten op het inhoudelijke en bestuurlijke gesprek,” aldus Marloes. De overkoepelende planning bood houvast, overzicht en continuïteit in een periode die extra veel vroeg van alle betrokkenen.

De 3 voordelen van Coryn

1. Strategisch meedenken én handelen

Marloes kon zich als interim programmadirecteur richten op het bestuurlijke gesprek, terwijl Richard de inhoudelijke onderbouwde basis leverde: “Richard dacht strategisch mee, gaf gevraagd en ongevraagd advies. Dat was echt van grote waarde.”

2. Snel, betrouwbaar en helder

De voorspelbaarheid en snelheid zorgden voor rust in een complex programma: “Als de volgende dag iets af moest zijn, dan lukte dat. En als het niet kon, gaf hij duidelijk aan waarom niet. Richard was helder over verwachtingen en afspraken.”

3. Open communicatie en verbindende stijl

De manier van werken zorgde dat projectmanagers niet verzandden in details, maar gezamenlijk verantwoordelijkheid namen. Marloes sluit af: “Richard luisterde goed en gaf ruimte aan de projectmanagers. Zo hadden zij niet het gevoel verantwoording te moeten afleggen. Hij verbond mensen met het overkoepelende doel.”

“Richard dacht strategisch mee en gaf gevraagd én ongevraagd advies. Zijn kennis en kunde had een toegevoegde waarde, maar ook Richard als persoon.”

Marloes Wessels, interim programmadirecteur

Conclusie

De samenwerking met Coryn bracht structuur, overzicht en een gesprek op basis van feiten in een enorm complex programma met grote bestuurlijke druk. Marloes vat dit zelf krachtig samen: “In vrij korte tijd konden we een goed gesprek voeren over de totale programma-aanpak, zonder dat iedereen in zijn eigen doelen en planning verzandde. Mocht ik ooit weer zo’n opdracht hebben, dan wil ik opnieuw met Richard samenwerken. Hij staat op mijn shortlist, dus ik hoop hem zeker nogmaals te benaderen!”

Ook ontdekken hoe Coryn jouw complexe (bouw)project ondersteunt?

Coryn is specialist in complexe projectbeheersing. Naast de diensten vanuit Coryn hebben wij ook onze eigen project management software Simjo gelanceerd. Deze oplossing stelt projectleiders van complexe (bouw)projecten in staat om efficiënter en effectiever te werken. Neem vandaag nog contact met ons op, we denken graag met je mee over jouw (bouw)project!